Privacyverklaring

1. Verantwoordelijke voor je informatie

Open Mind Therapy Limited is verwerkingsverantwoordelijke voor informatie rond vragen, assessment, psychotherapie, afspraken, betalingen en administratie. Bedrijfsnr. 16555716, geregistreerd in Engeland en Wales; zetel: 2 Cronin Street, London, SE15 6JJ. Contact gegevensbescherming: Ricardo Arroyo Dans, professioneel bekend als Ricardo Dans; info@openmindtherapy.org. De onderneming is geregistreerd bij de Information Commissioner’s Office (ICO).

2. Informatie die kan worden verzameld

Identiteit en contact; aanvraag en verwijzing; relevante persoonlijke, relationele, gezondheids- en therapiegeschiedenis; assessment, formulering en klinische notities; risico en veiligheid; uitkomstmetingen; afspraken en aanwezigheid; contracten en toestemming; facturen, betaalstatus en beperkte referenties; evenredige technische of beveiligingslogs. Therapiedossiers kunnen relevante gezondheids- en andere bijzondere persoonsgegevens bevatten.

3. Waarom informatie wordt gebruikt

Om vragen te beantwoorden, geschiktheid te beoordelen, veilige en ethische psychotherapie te geven, evenredige dossiers bij te houden, risico en veiligheid te beheren, afspraken te organiseren, tarieven te administreren, vertrouwelijke supervisie te krijgen, klachten of juridische zaken af te handelen en professionele, boekhoudkundige, fiscale en wettelijke plichten na te komen.

4. Rechtsgronden

Er wordt niet op één algemene toestemming voor routinedossiers vertrouwd. Afhankelijk van de activiteit kan verwerking nodig zijn vóór een contract, voor uitvoering van het contract, een wettelijke verplichting, gerechtvaardigde belangen van een veilige en verantwoordelijke praktijk, vitale belangen in een noodsituatie of een optionele activiteit met toestemming. Bijzondere gegevens worden alleen verwerkt onder een passende voorwaarde uit UK GDPR en Data Protection Act 2018, zoals zorg, bescherming, rechtsvorderingen, vitale belangen of uitdrukkelijke toestemming.

5. Systemen en verwerkers

Konfidens is het belangrijkste praktijk- en dossiersysteem: profielen, intake, toestemming, notities, vragenlijsten, afspraken, beveiligde berichten, betaling en video waar ingesteld. AI-opname, transcriptie en automatische notitieconcepten worden momenteel niet gebruikt.

Google Workspace kan worden gebruikt voor aanvragen en beperkte administratie; Google Calendar voor minimale afspraakinformatie. Tide, Stripe en andere diensten kunnen betaal- of bankgegevens verwerken. Uitgebreide klinische informatie hoort normaal niet per gewone e-mail. De website kan Google Fonts laden; deze bevat geen advertenties, gedragsanalyse of algemeen klinisch contactformulier.

6. Vertrouwelijkheid en delen

Therapie is vertrouwelijk binnen professionele en wettelijke grenzen. Informatie wordt niet verkocht of gedeeld voor niet-gerelateerde marketing. Waar nodig en evenredig kan zij worden gedeeld met verwerkers, klinisch supervisor/consultant, geautoriseerde huisarts of professional, spoed- of veiligheidsdiensten, accountants/adviseurs, verzekeraars, rechtbanken, beroepsorganisaties of toezichthouders. Waar mogelijk wordt niet-routinematig delen eerst besproken.

7. Internationale verwerking

Sommige technologie-, communicatie- of betaaldiensten verwerken beperkte informatie buiten het VK. Overdracht steunt op een passende wettelijke waarborg, zoals Britse adequaatheidsregels of goedgekeurde contractbepalingen.

8. Beveiliging

Evenredige technische en organisatorische maatregelen omvatten sterke wachtwoorden, multifactorauthenticatie waar beschikbaar, beperkte toegang, versleutelde systemen, auditlogs, minimale informatie in niet-klinische systemen en procedures voor incidentrespons.

9. Bewaartermijnen

Gebruikelijk: aanvraag zonder start therapie, 12 maanden na laatste inhoudelijke contact; assessment en klinisch dossier volwassenen, 7 jaar na laatste cliëntcontact; assessment zonder vervolg, 7 jaar; overeenkomsten en toestemming, 7 jaar na laatste contact; financiële administratie, normaal 6 jaar na einde van het betreffende boekjaar. Langer bewaren kan bij klacht, veiligheidskwestie, juridische of verzekeringszaak of andere vastgelegde reden.

10. Je rechten

Afhankelijk van omstandigheden: informatie, inzage, correctie, verwijdering of beperking, bezwaar tegen verwerking op gerechtvaardigd belang, bepaalde gegevens in overdraagbaar formaat, intrekken van optionele toestemming en klacht bij ICO. Rechten zijn niet absoluut en sommige dossiers moeten blijven. Je kunt altijd bezwaar maken tegen gerechtvaardigd belang; omstandigheden, dwingende legitieme gronden en rechtsvorderingen worden afgewogen.

11. Klachten over gegevens

Mail info@openmindtherapy.org. Je kunt ook klagen bij ICO via ico.org.uk/make-a-complaint of 0303 123 1113.

12. Wijzigingen

De verklaring kan wijzigen bij veranderingen in diensten, systemen, verwerkers, professionele vereisten of wetgeving. Materiële wijzigingen voor huidige cliënten worden rechtstreeks of via Konfidens meegedeeld.

Ingangsdatum: 4 augustus 2026. Geplande volgende beoordeling: augustus 2027, of eerder bij gewijzigde omstandigheden.

Vragen

Heb je vragen over deze informatie, mail dan info@openmindtherapy.org.