Avis de confidentialité

1. Responsable de vos informations

Open Mind Therapy Limited est responsable des données liées aux demandes, évaluations, séances, rendez-vous, paiements et à l’administration. Société nº 16555716, immatriculée en Angleterre et au pays de Galles ; siège : 2 Cronin Street, London, SE15 6JJ. Contact données : Ricardo Arroyo Dans, connu professionnellement sous le nom Ricardo Dans ; info@openmindtherapy.org. La société est enregistrée auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO).

2. Informations susceptibles d’être recueillies

Identité et coordonnées ; demande et orientation ; histoire personnelle, relationnelle, de santé et thérapeutique pertinente ; évaluation, formulation et notes cliniques ; risque et protection ; mesures de résultat ; rendez-vous et présence ; contrats et consentements ; factures, état du paiement et références limitées ; journaux techniques ou de sécurité proportionnés. Les dossiers peuvent contenir des données de santé et autres données sensibles pertinentes.

3. Raisons de leur utilisation

Répondre aux demandes, évaluer l’adéquation, fournir une psychothérapie sûre et éthique, tenir des dossiers proportionnés, gérer risque et protection, organiser les rendez-vous, administrer les tarifs, obtenir une supervision clinique confidentielle, répondre aux réclamations ou questions juridiques et remplir les obligations professionnelles, comptables, fiscales et réglementaires.

4. Bases juridiques

Le cabinet ne s’appuie pas sur un consentement général unique pour les dossiers courants. Selon l’activité, le traitement peut être nécessaire avant le contrat, à son exécution, au respect d’une obligation légale, aux intérêts légitimes d’une pratique sûre et responsable, à la protection des intérêts vitaux en urgence ou à une activité facultative consentie. Les données sensibles sont traitées uniquement sous une condition appropriée du UK GDPR et du Data Protection Act 2018 : soins de santé ou sociaux, protection, contentieux, intérêts vitaux ou consentement explicite.

5. Systèmes et sous-traitants

Konfidens est le principal système de gestion et de dossier : profils, accueil, consentements, notes, questionnaires, rendez-vous, messages sécurisés, paiements et vidéo lorsque configurée. Ses fonctions d’enregistrement par IA, transcription et rédaction automatique ne sont pas utilisées actuellement.

Google Workspace peut servir aux demandes et à une administration limitée ; Google Calendar à des informations minimales de rendez-vous. Tide, Stripe et d’autres services peuvent traiter les données de paiement. Les informations cliniques détaillées ne devraient normalement pas être envoyées par e-mail ordinaire. Le site peut charger des polices Google Fonts ; il n’intègre ni publicité, ni analyse comportementale, ni formulaire clinique général.

6. Confidentialité et partage

La thérapie est confidentielle dans les limites professionnelles et légales. Les informations ne sont ni vendues ni partagées à des fins marketing sans rapport. Si nécessaire et proportionné, elles peuvent être partagées avec des sous-traitants, un superviseur/consultant clinique, un médecin ou professionnel autorisé, les services d’urgence ou de protection, des comptables/conseillers, assureurs, tribunaux, organismes professionnels ou régulateurs. Lorsque possible, un partage non courant est d’abord discuté avec vous.

7. Traitement international

Certains prestataires technologiques, de communication ou de paiement peuvent traiter des informations limitées hors du Royaume-Uni. Les transferts reposent sur une garantie légale appropriée, telle qu’une décision d’adéquation britannique ou des clauses contractuelles approuvées.

8. Sécurité

Mesures techniques et organisationnelles proportionnées : mots de passe robustes, authentification multifacteur si disponible, accès restreint, systèmes chiffrés, journaux d’audit, information minimale dans les systèmes non cliniques et procédures de réponse aux incidents.

9. Conservation

Délais habituels : demande sans début de thérapie, 12 mois après le dernier contact substantiel ; évaluation et dossier clinique adulte, 7 ans après le dernier contact ; évaluation sans poursuite, 7 ans ; contrats et consentements, 7 ans après le dernier contact ; documents financiers, normalement 6 ans après la fin de l’exercice concerné. Une conservation plus longue est possible en cas de réclamation, protection, question juridique ou d’assurance, ou autre raison documentée.

10. Vos droits

Selon les circonstances : être informé, accéder, rectifier, demander l’effacement ou la limitation, vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime, recevoir certaines données dans un format portable, retirer un consentement facultatif et saisir l’ICO. Ces droits ne sont pas absolus et certains dossiers doivent être conservés. Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement fondé sur l’intérêt légitime ; les circonstances, motifs légitimes impérieux et contentieux seront examinés.

11. Réclamations relatives aux données

Écrivez à info@openmindtherapy.org. Vous pouvez aussi saisir l’ICO sur ico.org.uk/make-a-complaint ou au 0303 123 1113.

12. Modifications

L’avis peut être actualisé si les services, systèmes, sous-traitants, exigences professionnelles ou obligations légales changent. Les modifications importantes pour les clients actuels seront communiquées directement ou via Konfidens.

En vigueur depuis le 4 août 2026. Prochaine révision prévue : août 2027, ou plus tôt si les circonstances changent.

Questions

Pour toute question sur ces informations, écrivez à info@openmindtherapy.org.